Voor de ondersteuning van de directie en het managementteam zoeken we per direct een nieuwe collega. Een organisatietalent dat zich thuis voelt als spin in het web bij een creatief bureau waar het hogere doel altijd voorop staat: een samenleving waarin iedereen gehoord en gezien wordt en iedereen mee kan doen. Met onze cultuurprogramma’s maken wij mentale gezondheid bespreekbaar.

Directiesecretaris/officemanager

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verrichten van met name management ondersteunende en organisatorische bestuurstaken. Het betreft een parttimefunctie van 24 uur tot 32 uur per week (maandag t/m donderdag).

Je houdt je bezig met de volgende werkzaamheden:

Bestuurszaken

• (Complexe) agendabeheer;
• Organisatie vergaderingen;
• Mailboxbeheer voorbereiden agenda – en bijlagen, klaarzetten & versturen stukken;
• Schriftelijke verslaglegging & notuleren tot representatieve en correcte schriftelijke presentatie;
• Beheren en archiveren notulen, verslagen en rapporten op directieniveau;
• Statuten;
• Ondertekening contracten e.d.;
• (Financiële) administratie en archiefwerkzaamheden van directie.

Ondersteunende en organisatorische taken

• Relatiebeheer;
• Onderhouden van het CRM systeem;
• Schriftelijke correspondentie/communicatie verzorgen, intern en extern;
• Onderhouden van documentatie op het gebied van personeelszaken;
• Beheer werknemersgegevens, adressen;
• Signaleren en regelen van jubilea/teambreed agendabeheer (kaartjes en bloemen, lief en leed & versturen, gratificaties regelen, kerst, events, personele bijeenkomsten, openingen, ov. belangrijke momenten);
• Inplannen en beheren van personeelsgegevens, functioneringsverslagen;
• Nieuwe medewerkers en vrijwilligers invoeren in systeem, arbeidsovereenkomsten (ook van zzp-ers e.d.);
• Opmaken en retourzending bewaken contracten;
• Ondersteuning boeken reizen, van collega’s en buitenlandse gasten.

Wat zoeken wij?

Je bent attent, betrokken, flexibel en toegewijd. Je kan zelfstandig werken bent, assertief, representatief en kan je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands én in het Engels. Ad hoc werkzaamheden zijn veelvoorkomend. Je moet het dus leuk vinden om snel te schakelen en hierbij het overzicht te behouden.

Daarnaast vragen wij het volgende van je:

• Een relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
• Minimaal 5 jaar (relevante) werkervaring;
• Je bent op korte termijn beschikbaar voor mimimaal 24 tot 32 uur per week;
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Affiniteit met sociale inclusie & cultuur.

Wat bieden wij jou?

Je wordt medewerker van het beste museum van Europa van 2022. Je wordt welkom geheten in een collegiaal team, in een pand met een rijke geschiedenis in Haarlem. Het salaris bedraagt 2500 tot 3300 euro bij een 36-urige werkweek, inclusief secundaire voorwaarden zoals een museumjaarkaart, een extra geluksdag boven op je vrije dagen en bedrijfsfitness.

Voor meer informatie of vragen en het versturen van je CV en een motivatiebrief, kun je een e-mail sturen naar: directiesecretariaat@museumvandegeest.nl. De sluitingsdatum voor deze vacature is 28 juni 2022.

De gesprekken staan gepland in de eerste en tweede week van juli 2022.